Die Veränderung verstehen
Um in digitalen Zeiten weiter an der Einheit der Kirche zu arbeiten, ist zehn Jahre nach Gründung der Nordkirche der Zeitpunkt gekommen, eine Plattform zur verbindlichen digitalen Zusammenarbeit aufzubauen.
Das schafft erheblichen Mehrwert:
- Die Zusammenarbeit in der Fläche über eine gemeinsame Plattform bietet die Chance, die Zugehörigkeit zur Nordkirche zu stärken und eine gemeinsame Identität zu stiften. Mittelfristig entsteht so auch eine moderne Kirche, die ihre inhaltliche Vielfalt und lokale Verwurzelung über eine einheitliche Plattform zur digitalen Zusammenarbeit rahmt. Eine gemeinsame Kultur als Zeugnis- und Dienstgemeinschaft wird so auch im digitalen Wandel weiterentwickelt.
- Eine derartige Plattform ermöglicht es den verschiedenen Ebenen, zeit- und ortsunabhängig voneinander zu wissen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. So können sich gute Ideen leichter vermehren.
- Mit vereinfachten Abläufen und schlankeren Strukturen werden personelle und finanzielle Mittel frei, um als evangelische Kirche in Norddeutschland dem Bekenntnisauftrag als kleiner werdende Gemeinschaft verstärkt nachzukommen. Das folgt dem Gedanken der reformatorischen Kirche und entspricht dem eigenen Anspruch nach einem kirchlichen Dienst auf Augenhöhe, während der Glaube an Gott und das Evangelium die Menschen dieser Kirche eint.
Die Einführung von Microsoft 365 hat viele Vorteile:
- Ebenenübergreifende digitale Zusammenarbeit über passende und bekannte Tools
- Einheitliche Plattform löst Doppelstrukturen auf, macht uns schneller und flexibler
- Direkte Kommunikations- und Informationskanäle in allen Bezügen: Kirchengemeinden, Kirchenkreise, Landeskirche, Einrichtungen
- Flächendeckende Zugänge zum Know-How für Haupt- und Ehrenamtliche
- Geklärter Datenschutz und IT-Sicherheit, Standards zum sicheren Umgang mit den Daten der Nutzer*innen
Ja. Die Einführung in der gesamten Nordkirche wurde per Gesetz beschlossen. Das Gesetz ist zum 1. April 2024 in Kraft getreten und das Landeskirchenamt der Nordkirche ist beauftragt, es umzusetzen. Da es insgesamt um Tausende künftige Nutzer*innen geht, wird die Einführung in den Kirchenkreisen nicht synchron, sondern gestaffelt vorgenommen.
„Alle“ bedeutet hier: Alle hauptamtlich Mitarbeitenden sowie all jene ehrenamtlich Mitarbeitenden, für deren Einbindung ein Zugang zur Plattform Mehrwert schafft. Diese Fallunterscheidung treffen die jeweils verantwortlichen Führungskräfte, Gremien und Vorsitzende.
ChurchTools soll weiterhin Ihr federführendes Tool für Ihre internen Gemeindeprozesse sein. Die Möglichkeiten zur technischen Verzahnung von Churchtools mit M365 wird derzeit geprüft. Idealerweise gibt es Schnittstellen zwischen beiden Tools, sodass Sie beide gewinnbringend parallel nutzen können.
M365 ist eine digitale Zusammenarbeitsplattform. Sie enthält einzelne Software-Elemente (Tools), die sehr integriert für die eigene Arbeit und für die Zusammenarbeit mit anderen genutzt werden können. Die Daten werden in der Microsoft Cloud gesichert (für uns auf Servern in Europa) und M365 kann über den Browser und über Apps genutzt werden. M365 in der Nordkirche bedeutet: dieselbe M365-Plattform für alle. Diese Plattform enthält die Online-Tools Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote; OneDrive und Sharepoint; Forms, Planner und ToDo sowie Teams als Dreh- und Angelpunkt für Zusammenarbeit und Kommunikation.
Der Bedarf an digitalen Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit ist auf allen Ebenen der Nordkirche groß: Dateiablage und Dateibearbeitung, Kontaktverzeichnisse, E-Mail, Informationskanäle, Kalender, Chat, Videokonferenzen.
Zurzeit sind auf den verschiedenen Ebenen der Nordkirche viele unterschiedliche Lösungen im Einsatz, die ein gemeinsames Arbeiten erschweren oder sogar unmöglich machen. Die Folge ist ein insgesamt hoher Aufwand. Diese Situation wird durch die Einführung einer gemeinsamen Zusammenarbeitsplattform entscheidend verbessert.
Beispiele für spezifische Probleme, die mithilfe der Plattform gelöst werden sollen:
- Dateien existieren in unterschiedlichen Versionen auf verschiedenen Speichermedien
- Fachkolleg*innen in anderen Teilen der Landeskirche / der Kirchenkreise sind schwierig zu finden, Vernetzung ist aufwendig
- Eine Flut von E-Mails in den Postfächern, auch für Kleinigkeiten, die schnell im Chat gelöst werden könnten
- Große Datenmengen werden per E-Mail versendet und „sprengen“ z.T. die Postfächer
Ja. Alle haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden auf allen Ebenen der Nordkirche werden auf derselben Plattform arbeiten. Das bedeutet, dass wir uns künftig sehr leicht miteinander vernetzen, uns untereinander austauschen können und an gemeinsamen Dokumenten digital zusammenarbeiten können.
Auswirkungen für haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitende
Ja. Das wird durch die gemeinsame Plattform ermöglicht.
Die Einführung von M365 wurde für die Nordkirche per Gesetz beschlossen – sie wird kommen. Sie haben die Möglichkeit, Ihre gewohnten Kommunikationskanäle (sei es E-Mail oder Telefon) weiterhin zusätzlich zu nutzen. Ein großer Teil der Kommunikation wird künftig über Teams stattfinden. Wir laden Sie ein, der Veränderung mit Neugier und Offenheit zu begegnen und die Vorteile für sich zu entdecken.
Ihre Rückmeldungen zur Plattform und zum Einführungsprozess sind eine wichtige Informationsquelle für uns, die kritischen ebenso wie die positiven. Wenden Sie sich bitte an Ihre Führungskraft in Ihrem Bereich.
Diese Gemeinden werden in den Nordkirchen-Tenant migriert werden.
Einige Gemeinden und Einrichtungen nutzen gute Anwendungen für ihre spezifischen Bedarfe. Diese können auch weiter genutzt werden. Jedoch soll M365 flächendeckend eingeführt werden. Denn M365 nur in einzelnen Bereichen, Gemeinden oder Kirchenkreisen einzuführen, würde wieder nur Insellösungen produzieren. Das Ziel ist eine gemeinsame Zusammenarbeitsplattform für alle Ebenen der Nordkirche!
Zeitpunkt und Zeitrahmen für die Einführung werden individuell geplant und können auf die Ist-Situation sowie den Bedarf Ihrer Gemeinde abgestimmt werden. Gehen Sie gern mit dem Projektteam in Kontakt.
Die bewährte Kita-Software Famly wird auch mit der Einführung von M365 wie bisher genutzt.
Wir haben E-Mail-Adressen bei einem freien Anbieter (z.B. t-online, gmx, google):
Durch die Registrierung im Nordkirchen-Tenant erhalten Sie eine E-Mail-Adresse über den Nordkirchen-Tenant: vorname.nachname@nordkirche.de
Wir haben unsere eigene E-Mail-Domain:
Die E-Mail Domain wird in den Tenant der Nordkirche übernommen. Die Einführung von M365 eröffnet die Möglichkeit, zusätzlich zu den bestehenden E-Mail-Adressen einheitliche E-Mail-Adressen vorname.nachname@nordkirche.de einzuführen. Aktuelle Adressen bleiben bestehen.
Ja, Teams ist auch per App auf dem Smartphone nutzbar. So kann man zukünftig auch über das Diensthandy auf Teams zugreifen.
Die gemeinsame Plattform ist betriebssystem-übergreifend ausgelegt und kann auch auf Mac oder Linux genutzt werden.Hinweis: M365 unterstützt jedoch nur ausgewählte, aktuelle Versionen von MacOS.
Am Tag der Schulung ist die Software im Hintergrund bereits installiert, es ist nur noch eine Anmeldung bei Microsoft 365 erforderlich. Zusätzlich müssen Sie sich aus Sicherheitsgründen mit einer App auf einem zweiten Gerät identifizieren (Multifaktor-Authentisierung (MFA)). Sie erhalten dazu im Vorfeld Informationen zum technischen Onboarding-Prozess per Mail.
Ja, hierfür wird es ein Teams-Team geben. Zusätzlich wird mittwochs von 11:00 bis 12:00 Uhr eine digitale offene Sprechstunde in Teams angeboten.
Doch, Sie dürfen gerne weiterhin E-Mails schreiben. Hierfür enthält M365 das Tool „Outlook“. Der Erfahrung zahlreicher Organisationen nach sind E-Mails eine sinnvolle Ergänzung zu den (niedrigschwelligeren, meist kürzeren, direkteren) Chat-Nachrichten in Teams. Zur angestrebten und empfohlenen Nutzung der Tools erfahren Sie mehr in Ihrer Schulung, wenn es losgeht. Zusätzlich entwickeln wir Materialien zum Selbstlernen.
Ja! Es wird bedarfsangepasste Schulungen, Selbstlernangebote und vielfältige Informationen und Hilfestellungen geben, damit sich alle gut zurechtfinden. Auch Ansprechpersonen für Fragen und Probleme werden zur Verfügung stehen.
Das IT-Gesetz verpflichtet alle Bereiche, Einrichtungen und Kirchengemeinden zur Einführung der gemeinsamen Plattform M365. Das bedeutet, dass bei derzeitiger Nutzung eigener Lizenzen von M365 oder Office365 ein Umzug ansteht. Empfohlen ist eine Kündigung aktueller Verträge zum Rollout-Zeitpunkt (wenn Sie hierzu vor einer Entscheidung stehen, die Sie zeitnah treffen müssen, kommen Sie bzgl. der Rollout-Planung gerne auf das Projektteam zu).
Das Projektteam wird Sie zur Organisation und zum Ablauf der Umstellung auf das neue System kontaktieren. Ob und welche Daten migriert werden müssen, wird im Einzelfall geprüft.
Langfristig wird unser bestehendes Intranet das:jonas vollständig auf Microsoft 365 umgezogen. Sobald alle Bereiche und Einrichtungen erfolgreich migriert wurden, wird das Intranet außer Betrieb genommen. Zieldatum bis zur vollständigen Ablösung ist der 31.12.2026.
Ja, es ist geplant, dass es in der neuen Plattform ein Nordkirchen-weites Intranet geben wird. Dazu hat sich eine Arbeitsgruppe gefunden, in der die Nordkirche und mehrere Vertreter*innen der verschiedenen Kirchenkreise mitarbeiten. Hierzu erhalten Sie neue Informationen, sobald sie vorliegen.
Dienstliche Daten können sowohl auf lokalen Servern als auch auf Servern von Microsoft gespeichert werden. Vertraglich ist geregelt, dass die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU liegen. Vertragspartner der Nordkirche ist Microsoft Deutschland.
Ja.
Ja, es wird eine sogenannte „Netiquette“ entwickelt. Das sind Richtlinien dazu, wie z.B. MS-Teams verwendet werden soll (Einstellungen, Umgangsformen). Diese Richtlinien werden künftig im ersten Teil der Schulung für alle vermittelt.
Kurz vor der Schulung erhalten Sie während des technischen Onboardings Ihre Zugangsdaten für M365 sowie eine kurze Einweisung in die zusätzlich benötigte Authentisierungs-App. Hier erhalten Sie im Vorfeld weitere Informationen und werden bestmöglich im Prozess mitgenommen.
Die Vorgaben hinsichtlich der Hardware-Ausstattung finden Sie hier.
Umsetzungsprozess
Nachdem der Evangelisch-Lutherische Kirchenkreis Hamburg-Ost bereits erfolgreich mit der Einführung gestartet hat bzw. sich mitten im Roll-out befindet, geht es nun endlich auch für den Evangelisch-Lutherischen Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein los! Derzeit erfolgt seit Anfang April 2025 die Einführung von M365 im Haus der Kirche. Im Anschluss, voraussichtlich ab Herbst 2025 bzw. Januar 2026, erfolgt die sukzessive Umstellung der Kirchengemeinden, Friedhöfe, Kitas/GBS und aller weiteren Einrichtungen. Ziel ist es, die Umstellung Ende 2026 abzuschließen. Das Projektteam wird Sie rechtzeitig zur Organisation und zum Ablauf der Umstellung auf das neue System in Ihrem Bereich / Ihrer Gemeinde kontaktieren. Ob und welche Daten migriert werden müssen, wird im Einzelfall geprüft. Der Umzug in einen gemeinsamen Nordkirchen Tenant wird von dem Kirchenkreis und dem Projektteam organisiert und durchgeführt. Es bedarf keiner eigenständigen Umstellung!
Nein. Da es insgesamt um einige Tausend künftige Nutzer*innen geht, wird die Einführung gestaffelt vorgenommen.
Für neue Zugänge sind die jeweiligen kirchlichen Stellen verantwortlich. Der Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein spricht Empfehlungen aus, wer in den eigenständigen Körperschaften einen Zugang erhalten soll – die Entscheidung trifft dann jede Körperschaft selbst. Die Landeskirchen-IT übernimmt anschließend die technische Einrichtung.
Aktuell laufen Vorbereitungen in weiteren Kirchenkreisen. Der Zeitpunkt der Einführung wird mit jedem Kirchenkreis individuell abgestimmt und rechtzeitig mitgeteilt. Die Einführung soll landeskirchenweit bis 2028 abgeschlossen sein.
Rollen & Zuständigkeiten
Diese Entscheidung wurde von der Landessynode der Nordkirche getroffen.
Im Herbst 2021 startete auf Landeskirchen-Ebene das Projekt zusammen.nordkirche.digital. Das Ziel: Eine gemeinsame, verbindliche, digitale Zusammenarbeitsplattform für alle Ebenen der Nordkirche. In einer Testphase wurden drei technische Lösungen geprüft. Anschließend erstellte das Projektteam eine Beschlussvorlage für die Landessynode im Februar 2023. Inhalte: Die Empfehlung für Microsoft 365 und Konzepte für die Umsetzung der Einführung. Über ein neues IT-Gesetz wurde Verbindlichkeit geschaffen.
Die Landeskirche schafft die technischen Voraussetzungen mithilfe eines externen IT-Dienstleisters, der Firma Wolkenwerft sowie den lokalen IT-Abteilungen.
Viele der laufenden Aufgaben werden perspektivisch von einem IT-Team im Landeskirchenamt übernommen – beispielsweise die Administration der Plattform und das Einrichten bzw. Stilllegen von Zugängen. Damit werden die Vorgaben zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit erfüllt, die Einheitlichkeit gewährleistet und alle anderen kirchlichen Stellen entlastet.
Lokale IT-Supporter*innen und von den Gemeinden beauftragte IT-Dienstleister*innen behalten ihre bisherigen Aufgaben (wie etwa die Wartung von Hardware oder ad hoc-Unterstützung bei IT-Problemen, die mit M365 nicht in Zusammenhang stehen). Im Rahmen der Erstinstallation von M365 benötigt jede Gemeinde und jeder dezentral verwaltete Bereich des Kirchenkreises eine Ansprechperson für unseren zentralen IT-Dienstleister – zum Beispiel, um Auskunft über den Gerätebestand geben zu können. Hierfür kommt das Projektteam auf Sie zu.
Den First-Level-Support für M365 übernimmt der IT-Support der Kirchenkreis-Verwaltung.
Bei M365 sind unterschiedliche Lizenztypen mit unterschiedlichen Funktionen und Kosten verbunden. So können die Zugänge bedarfsangepasst eingerichtet werden und die Kosten richten sich danach.
Derzeit wird eine Beschlussvorlage erarbeitet, die anschließend in die Kirchenkreisgremien zur Beratung eingebracht wird. Sie enthält unter anderem ein Lizenzkonzept.
Als erste Ansprechpartner*innen bei Problemen mit der Plattform („First-Level-Support“) steht der IT-Support für Sie als Kontakt bereit. Wenn Probleme dort nicht gelöst werden können, greift der „Second Level Support“, der künftig von der Arbeitsstelle IT (AIT) der Nordkirche angeboten wird. Zusätzlich wird es umfangreiches Schulungsmaterial und vielfältige Unterstützungsangebote geben (z.B. „How To“-Dokumente, Hilfe zur Selbsthilfe).
Das IT-Gesetz verpflichtet alle Bereiche, Einrichtungen und Kirchengemeinden zur Einführung der gemeinsamen Plattform M365. Das bedeutet, dass bei derzeitiger Nutzung eigener Lizenzen von M365 oder Office365 ein Umzug ansteht. Empfohlen ist eine Kündigung aktueller Verträge zum Roll-out-Zeitpunkt (wenn Sie hierzu vor einer Entscheidung stehen, die Sie zeitnah treffen müssen, kommen Sie bzgl. der Rollout-Planung gerne auf das Projektteam zu).
Das Projektteam wird Sie zur Organisation und zum Ablauf der Umstellung auf das neue System kontaktieren. Ob und welche Daten migriert werden müssen, wird im Einzelfall geprüft.
Datensicherheit, Datenschutz & Recht
Mit unserem Vertragspartner Microsoft ist vereinbart, dass unsere Daten ausschließlich auf Servern in Europa liegen, somit gilt für sie die DSGVO. Seit Juli 2023 ist ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA in Kraft. Die USA gewährleisteten nun ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten, die aus der EU an Unternehmen in den USA übermittelt werden. Durch die Nordkirche ist eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) erarbeitet worden, welche die Kirchenleitung in ihrer Sitzung im März 2024 beschlossen hat.
Ja.
Für Dritte ist es grundsätzlich nicht möglich, auf Dateien zuzugreifen, die in persönlichen Cloud-Bereichen abgelegt wurden. Die Plattform fördert jedoch die Zusammenarbeit und lebt davon, dass Dokumente geteilt und/oder gemeinsam bearbeitet werden können. Zusätzlich und nur auf ausdrücklichen Wunsch können Nutzer*innen ggf. Rechte erhalten, auch weiteren Personen zu ermöglichen, eine Datei zu lesen und/oder zu bearbeiten. So könnte jeder das selbst festlegen. Zudem kann – ebenfalls optional – externen Personen der Zugriff auf die Dateien gewährt werden. Das kann bei der Zusammenarbeit mit Dritten hilfreich sein.
Die Rechtsgrundlage finden Sie unter diesem Link.
Lizenzen und Kosten
Die neu eingerichteten Stellen für die Administrator*innen und den gemeinsamen Support werden über den Mandant 14 (Seite 43 ff) gemeinsam finanziert. Zusammen mit dem Kommunikationswerk der Nordkirche wird es zusätzlich eine verantwortliche Person für den Aufbau und die Pflege eines gemeinsamen Intranets geben.
Weitere Kosten, unter anderem für M365-Lizenzen, ein Backup und den „First-Level-Support“ sowie die notwendige Unterstützung der Ehren- und Hauptamtlichen für den digitalen Kulturwandel werden von den kirchlichen Stellen getragen, also dem Kirchenkreis und Kirchengemeinden/-verbänden. Für den Evangelisch-Lutherischen Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein wird derzeit ein Finanzierungskonzept erarbeitet, dass den zuständigen Kirchenkreis-Gremien im Herbst zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt werden wird.
Nein, bislang ist dies nicht angedacht.
Hier finden Sie die Vorlage für das „Kirchengesetz über den Einsatz von Informationstechnologie sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ (Einsatz von Informationstechnologie Gesetz – EITG).
Unter diesem Link finden Sie das Beschlussprotokoll der Tagung der Landessynode vom Februar 2023.
Nein. Rollen und Rechte auf der Plattform werden differenziert geregelt sein, damit z.B. Administrator*innen Nutzerverwaltungs-Aufgaben übernehmen können. Das hängt auch von den Lizenzen ab.
Microsoft365-Lizenzen sind sehr differenziert aufgesetzt – je nach Bedarf können unterschiedliche Zugänge vergeben werden, die sich auch im Preis unterscheiden. Beispielsweise können Hauptamtliche mit reduziertem Bedarf Lizenzen erhalten, die ihren Bedarf decken, aber günstiger sind als der Vollzugang für eine Person, die täglich am Rechner arbeitet. Auch dadurch werden sich – immer angepasst an den Bedarf – die Zugänge voneinander unterscheiden.
Die verfügbaren Tools sind für alle gleich.
Es wurde eine Dienstvereinbarung (DV) zwischen dem Landeskirchenamt und dem Gesamtausschuss der Mitarbeitervertretungen geschlossen, die seit dem 09.10.2024 wirksam ist. Diese DV regelt die Einführung und Anwendung von M365 abschließend für alle Kirchenkreise und Kirchengemeinden in der Nordkirche, ohne dass sie zusätzlich beschlossen werden muss. Die jeweilige Mitarbeitervertretung (MAV) der Kirchenkreise hat jedoch ein Mitbestimmungsrecht beim Thema Schulung und Qualifizierung. Den Link zu der Dienstvereinbarung finden Sie hier.
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m365@kirchenkreis-hhsh.de
